Світовий ринок програмного забезпечення для управління документами у 2019 році оцінювався у 4,89 мільярда доларів. За прогнозами ReportLinker, до 2025 року він досягне 10,17 мільярда доларів. Також цей звіт показує, що до 2025 року світовий ринок систем програмного забезпечення для управління документами зростатиме середньорічними темпами 13%. Впровадження електронного документообігу — це вже не лише гарна фішка, а те, що обов'язково потрібне бізнесу.
Ми проаналізували низку світових досліджень та зупинилися на основних показниках, які на конкретних цифрах показують проблеми роботи з паперовими документами та переваги впровадження електронного документообігу.
Читайте також: Що таке концепція сталого розвитку та до чого тут електронний документообіг
Проблеми з паперовими документами
За даними дослідження , компанії витрачають у середньому 20 000 доларів на проблеми із документами. Робітники витрачають у середньому 50% свого часу створення і підготовку документів. У середньому працівники діляться шістьма документами на день.
Крім того, 83% співробітників повинні відтворювати існуючі документи, оскільки вони не можуть знайти їх у мережі своєї компанії, йдеться у дослідженні М-Files .
А 65% співробітників зазнають труднощів під час перевірки та затвердження офісних документів. Ще 86% співробітників кажуть, що зазвичай їм важко шукати паперові офісні файли, коли це потрібно. 46% співробітників кажуть, що пошук необхідних паперових документів вимагає багато часу та зусиль
На проблеми із документами припадає понад 21% щоденних втрат рівня продуктивності. Такі дані наводить Тech Crunchies . Робітники загалом витрачають 18 хвилин на пошук паперового документа.
Окрім іншого, компанії витрачають у середньому 20 доларів на реєстрацію та зберігання паперових документів. Пошук та заміна загублених паперових документів обходяться підприємствам у середньому 120 доларів.
Але однією з головних проблем, як мовиться в аналізі Record Storage Systems , є те, що втрачається без можливості відновлення до 7,5% всіх важливих паперових документів.
Читайте також: "Оцифрувати" рутину: як бізнесам вижити під час кризи
Як ЕДО вирішує проблеми
Ряд тих же досліджень, проведених ресурсами M-Files, Nitro, ESRA, Tech Crunchies та OneSpan показав такі дані:
- 81% співробітників наголосили на необхідності мобільного доступу до документів компанії.
- 92% співробітників переглядають документи та спільно працюють над ними за допомогою електронної пошти .
- 82% працівників вітають ідею наявності автоматизованого програмного рішення для присвоєння імен та тегів офісним документам.
- Електронні підписи забезпечують до 83% підвищення рівня продуктивності під час узгодження документів та 86% економії витрат на документацію.
- Використання електронних підписів може скоротити час обробки документа приблизно на 80%.
- У фінансовій сфері використання електронних підписів дозволить компаніям знизити можливість неправильного поводження з файлами на 66% і зменшити кількість помилок сканування на 92%.
- 72% провідних компаній стверджують, що використання електронних підписів збільшило кількість повторних замовлень у їхніх клієнтів.
- Після впровадження електронного підпису та інших цифрових технологій, компанії можуть підвищити ефективність роботи на 70–80%.
- У компаній, які використовують електронний підпис, на 17% більше скоєних угод, ніж у тих, що його не впровадили.
Як впровадити ЕДО в Україні
Електронний документообіг виводить на новий рівень.
Впровадження електронного документообігу допомагає покращити відразу кілька робочих процесів:
- на роботу з документами йде набагато менше часу,
- ризик помилки зводиться до нуля,
- захист даних стає більш надійним,
- комунікація з клієнтами та співробітниками стає більш ефективною,
- підвищується якість контролю за робочими процесами.
В Україні вже працюють системи електронного документообігу, запровадження яких зробить роботу компаній зручнішою та економнішою.
Наприклад, Deals. Сервіс збільшує кількість своєчасно узгоджених документів, а також скорочує час підготовки та погодження документів у кілька разів, заощаджує на адміністративних та логістичних витратах, забезпечує постійний доступ до документів та підтримує усі українські АЦСК. Потрібно лише підключитися до системи, додати до неї контрагента та почати підписувати документи та обмінюватися ними онлайн.
А сервіс для компаній та бізнесменів Paperless допомагає обмінюватися документами в електронній формі. Для його використання необхідно встановити програму для браузера та зареєструватися. Документи зберігаються у трьох екземплярах на незалежних серверах, їх можна завантажувати на комп'ютер.
Megapolis.DocNet організовує систему ЕДО в компаніях будь-якого рівня та сфер діяльності, а також в установах, підприємствах та органах влади. Цей сервіс підходить для автоматизації документоорієнтованих бізнес-процесів, пов'язаних із загальною та операційною діяльністю організації.
Читайте також: Енергоефективність та електронні документи: як бізнес може допомогти екології планети