Ринок BPMS (Business Process Management Systems — систем керування бізнес-процесами) постійно зростає. Дедалі більше компаній автоматизують процеси, щоби співробітники витрачали час не на рутинні завдання, а на реальний розвиток бізнесу.
Realist.online розбирався, що таке ВРМ-система, як вона працює, навіщо потрібна, скільки грошей вона допоможе заощадити та які існують рекомендації щодо її впровадження.
Читайте також: Стратегія бізнесу: як власникові вийти з операційної діяльності
Що таке ВРМ-система
ВРМ-система — це набір інструментів для автоматизації бізнес-процесів. Досить додати процес у програму й описати — і вона контролюватиме його виконання та автоматично виконуватиме рутинні завдання, як-от розсилка повідомлень, сповіщення учасників, проведення розрахунків тощо.
Як це працює, розберемо на прикладі процесу погодження документів. Припустимо, це відбувається в такому порядку: менеджер отримує документ від бухгалтера — погоджує його з юристом — вносить, якщо є, виправлення — надсилає на погодження керівнику — відправляє на підпис контрагенту.
Щоби його автоматизувати, у ВРМ-системі фіксуються всі учасники процесу й порядок дій, і далі програма сама покроково ставить завдання співробітникам, автоматично розсилає повідомлення, контролює виконання всіх пунктів, нагадує про завдання, створює звіти й так далі.
У систему можна додати безліч таких процесів: написання й погодження контенту, схема першого контакту з клієнтом, створення e-mail розсилок, онбординг нових співробітників, нарахування зарплат і так далі. ВРМ допоможе спростити завдання усунути зайві кроки, позбутися рутини та зробити процеси більш ефективними.
Ринок ВРМ-систем
Зростаючу популярність ВРМ-систем підтверджують дослідження ринку. У 2020 році обсяг ринку ВРМ оцінювали у $8,8 млрд. Прогнозується, що до 2025 року він виросте до $14,4 млрд — очікується щорічний приріст у 10,5%.
За даними дослідження, на ріст впливатиме поєднання штучного інтелекту з машинним навчанням, необхідність автоматизації для зменшення людських помилок та вдосконалення ІТ-систем для забезпечення вимог клієнтів.
В Україні ринок ВРМ-систем також розвивається. Серед сервісів — Scriptum BPM, що автоматизує й підвищує ефективність бізнес-процесів будь-якої складності. Його можна інтегрувати в одне інформаційне середовище з іншими програмами, наприклад, із системами електронного документообігу.
Ще один гравець ринку — Elma. У цієї системи гнучкий вибір виконавців завдань, є різні сценарії запуску процесів.
Інший варіант — Creatio від компанії Terrasoft. Програма має готову бібліотеку процесів, що додатково спрощує автоматизацію.
Про ці та інші сервіси варто дізнатися більш детально, перш ніж обрати один для своєї компанії.
Скільки грошей допоможе заощадити ВРМ-система
Компанія OpenText опублікувала дослідження, у якому порахувала грошові вигоди від впровадження ВРМ-системи. Результати вони показали на прикладі компанії, що надає інженерні послуги в США.
Експерти порахували, як завдяки автоматизації зменшився час на виконання завдань, внесення правок та повторне виконання тієї самої роботи. Кількість годин помножили на середню вартість роботи співробітників за годину. А отриману суму — на кількість команд.
Отже, за перший рік лише на цьому компанія зекономила $23 040. На другий рік кількість команд збільшилася, тож економія склала $57 600. А на третій рік, теж зі збільшенням команди, — $144 000.
Окремо порахували зменшення витрат на друк та обмін інформацією, ліквідацію великої кількості роботи ІТ-спеціалістів, зокрема повторюваної. Вирахували додатковий прибуток від зростання продуктивності та інші вигоди. Сумарно за рік вигода склала $1 158 598. За другий рік — $1 729 114, а за третій — $2 620 806.
При цьому в рамах дослідження порахували, скільки компанії обійшлося впровадження й обслуговування ВРМ-системи. За другий рік система стала беззбитковою, і витрати повністю окупилися.
Читайте також: Навіщо потрібні онлайн-курси: топ-5 корисностей для підприємців
Які ще вигоди від ВРМ для бізнесу
Від ВРМ-системи є не лише грошові вигоди. По-перше, вона може допомогти організаціям знайти процеси, які не варті часу та інвестицій. Їх можна усунути взагалі або передати стороннім компаніям на аутсорс.
По-друге, система підвищує продуктивність. Наприклад, компанія Adidas після впровадження ВРМ-системи змогла скоротити час затримки між розміщенням замовлень та їх видимістю в системі. Це допомогло співробітникам обробляти замовлення швидше та ефективніше.
Також ВРМ допоможе компанії зрозуміти, чи ефективна її бізнес-модель, і, якщо ні, трансформуватися. У звіті від Gartner вказано, що ВРМ може стати ключовим чинником успішної трансформації.
Завдяки ВРМ бізнес має більше ресурсів для розвитку й лишається конкурентоспроможним — адже якщо в організації процеси неефективні та повторювані, співробітники не можуть зосередитися на дослідженнях та розробленні інновацій.
Дослідження компанії PNMsoft показало, що ВРМ також допомагає покращити клієнтський досвід. Процеси оптимізуються і пришвидшуються, їх можна відстежити та вдосконалити, підрозділи краще співпрацюють між собою. Завдяки цьому клієнти отримують швидше та якісніше обслуговування.
Перешкоди, які стають на шляху впровадження ВРМ
Французька консалтингова корпорація Capgemini у своєму дослідженні описала бар’єри, які заважають упровадженню ВРМ-систем. Наводимо приклади тих, що трапляються найчастіше.
- Функційна ізольованість процесів.
У деяких організаціях бізнес-процеси існують окремо один від одного, різні працівники іноді виконують одне й те саме завдання, кожен співробітник/підрозділ має власні цілі, і їм байдуже на загальну мету, колеги не завжди готові діяти спільно тощо.
Наприклад, у колеги з підтримки з’явилася ідея, як розв’язати проблему, з якою до нього часто звертаються клієнти. Для цього йому треба допомога відділів ІТ, продажів та маркетингу, але з їхнього боку він зустрічає спротив і небажання працювати над «чужими» цілями.
Таким компаніям впровадити ВРМ-систему значно важче, адже треба змінити уклад роботи, однак із її допомогою вони можуть підвищити ефективність у рази.
- Хибне сприйняття ВРМ як складного ІТ-рішення.
У деяких компаніях вважають, що для користування ВРМ-системами потрібно наймати нових ІТ-співробітників, адже це дуже складно й затратно. 48% респондентів сприймали це перешкодою до впровадження.
Однак, по-перше, впровадженням займається не тільки ІТ-відділ, хоч їхня участь і знадобиться. А по-друге, сучасні системи постійно спрощуються, тому розібратися в них та самостійно налаштувати процеси поступово зможуть усі співробітники.
Це теж одна із перешкод впровадження — саме ІТ-департамент на початку має найбільше часу й сил витратити на впровадження ВРМ, однак основні переваги оптимізації процесів отримають співробітники інших відділів.
- Брак готовності чи бажання змін.
46% учасників опитування визначили, що неготовність чи небажання змін стали бар’єром для впровадження ВРМ. Декілька учасників опитування наголосили, що найбільшим викликом був людський аспект, а не системний технічний.
Люди, здебільшого, досить консервативні і з труднощами переходять на нові технології — навіть якщо ці технології потенційно можуть суттєво спростити їм життя. Особливо, якщо й без нових технологій усі процеси працюють належним чином.
Тому ініціатива й мотивація впровадження ВРМ-системи повинна йти від керівництва.
Рекомендації щодо впровадження ВРМ-системи
У дослідженні Capgemini також виокремили такі рекомендації:
- Забезпечте підтримку від топкерівництва.
Без підтримки керівників С-рівня ініціатива, скоріше за все, приречена. Адже якщо топменеджери не бачать сенсу у ВРМ-системі й не стимулюють її впровадження, то інші співробітники навряд чи докладатимуть достатніх зусиль, щоби перейти на нову технологію.
- Покажіть, у чому вигода для самих співробітників і компанії.
Працівники мають чітко розуміти, у чому цінність нової технології для них і компанії загалом. Наприклад, кількість рутинних завдань, які їм треба виконувати, значно зменшиться. Не потрібно буде запам’ятовувати або фіксувати багато деталей по кожному проєкту, адже система показуватиме завдання поетапно та нагадуватиме про їх виконання.
Також важливо визначити кількісні показники, які покажуть ефект від впровадження ВРМ-системи. Для цього переходимо до наступного пункту.
- Визначте цілі роботи з ВРМ-системою.
Цілі мають бути чіткими, вимірюваними та реалістичними. Їх можна розбити на групи:
- зниження витрат та ефективність;
- клієнтоорієнтованість, гнучкість, здатність до адаптації;
- комплаєнс, спрощення роботи персоналу.
До визначення та обговорення цілей можна залучити співробітників. Це допоможе їм краще зрозуміти необхідність впровадження та підвищить мотивацію. Після цього варто скласти дорожню карту, де будуть прописані всі кроки до кожної з цілей.
- Контролюйте впровадження ВРМ.
Підтримки топменеджменту для успішного впровадження ВРМ недостатньо, адже керівники не зможуть приділяти цьому багато часу й контролювати на всіх рівнях. Тому треба визначити, хто з команди буде постійно за цим слідкувати, приймати рішення та долати труднощі впровадження.
- Пам’ятайте, що найголовніше — культурні зміни.
ВРМ — це нестандартна технологія. Щоби постійно нею користуватися, треба змінити спосіб мислення, призвичаїтися до нової моделі роботи, змінити культуру. І саме це — одне з основних завдань під час впровадження. Тому такою важливою є перша рекомендація — підтримка топменеджменту. Вони мають подавати приклад і заохочувати колег працювати по-новому.
Отож, щоб успішно впровадити ВРМ-систему, треба спочатку створити сприятливі для цього умови. Тоді компанія зможе збільшити свою ефективність, скоротити витрати та відчути всі переваги автоматизації бізнес-процесів.
Читайте також: Нові поправки до Податкового кодексу: що змінюється для українського бізнесу і не тільки