BPMS — системи автоматизації бізнес-процесів — набувають дедалі більшої популярності серед великого бізнесу в усіх індустріях. Ними користуються навіть гіганти Netflix, Adidas та Amazon — але як їхнє впровадження реально впливає на бізнес? Французька консалтингова корпорація Capgemini провела дослідження, щоб оцінити, як використання ВРМ-системи допомагає підвищити ефективність компанії, зекономити гроші, покращити клієнтський досвід та задоволеність персоналу, зробити бізнес більш гнучким тощо.
Realist.online розповідає про основні висновки дослідників.
Читайте також: Сучасна система керування бізнес-процесами: на чому заробляють гроші "фінансові акули"
Що таке ВРМ-система
ВРМ-система — це набір інструментів, за допомогою яких можна моделювати та автоматизувати бізнес-процеси будь-якої складності. Система може виконувати всі рутинні завдання та контролювати виконання складніших завдань, збирати інформацію, аналізувати ефективність процесів підприємства тощо.
Розберемося на прикладі процесу погодження документів. У системі фіксуються учасники, які мають їх погодити, і порядок виконання процесу: отримати документ від бухгалтера, відправити його юристу, за потреби внести правки, погодити з керівником, відправити контрагенту й так далі.
Система слідкуватиме, щоби погодження йшло за сценарієм, крок за кроком ставитиме завдання співробітникам, автоматично розсилатиме повідомлення та створюватиме звіти тощо.
Так автоматизувати й оптимізувати можна всі процеси в компанії.
Про дослідження
Дослідження проходило у два етапи. Перший (кількісний) — 30-хвилинне онлайн-опитування, у якому взяли участь понад 1100 керівників підприємств, ІТ-директорів, менеджерів та інших управлінців, що приймають рішення в бізнесі.
Узяти участь могли лише представники компаній із понад 1000 співробітників. 55% респондентів — із підприємств, у яких більш ніж 10 тис. працівників.
У дослідженні представлені основні індустрії:
- фінанси,
- транспорт та логістика.
- державний сектор,
- комунальні послуги, енергетика та хімікати,
- телекомунікації, медіа та розваги,
- автомобільна справа, виробництво,
- споживчі товари та роздрібна торгівля,
- охорона здоров’я, освіта тощо.
Респонденти представляли 11 ринків: США, Великобританія, Франція, Німеччина, Італія, Іспанія, Скандинавія, Нідерланди, Індія, Австралія, Бразилія.
Другий етап (якісний) — серія інтерв’ю з бізнес- та ІТ-спеціалістами С-рівня, що мали практичний досвід роботи з ВРМ.
Проаналізувавши результати обох етапів, експерти зробили й оформили висновки з впливу ВРМ-систем на бізнес.
ROI — показник повернення інвестицій
Респонденти вирахували рентабельність впровадження ВРМ: 55% з них розповіли, що окупність принаймні вдвічі більша за початкові інвестиції. Найбільша частка опитаних відповіли, що показник ROI — від 1,5 до 2.
Для кращого розуміння нагадуємо, що показник ROI 1 означає, що ви заробили вдвічі більше, ніж витратили.
За словами одного з опитаних — віцепрезидента з ІТ у британській компанії роздрібних товарів та споживчого бізнесу — за допомогою ВРМ-системи вони об’єднали й централізували ІТ-інфраструктуру. У компанії більше не було сотень розрізнених процесів. Час і витрати на запуск, зміну та виконання багатьох процесів зменшилися.
Економічна ефективність
Дослідники дійшли висновку, що BPM дозволяє бізнесу скоротити витрати, при цьому не сповільнюючи зростання. 74% респондентів повідомили про позитивний вплив ВРМ на зменшення ручної роботи та часу на виконання процесів.
З допомогою системи можна досягти одного й того самого результату з меншою кількістю ресурсів — або отримати кращий результат, використавши ті самі ресурси.
Співробітники не будуть приділяти багато часу та сил на виконання рутинної роботи, а зможуть зосередитися на клієнтах, аналізі важливих показників, стратегічному плануванні та вирішенні суттєвих проблем.
56% опитаних вказали, що ВРМ допомагає максимізувати економічну ефективність (співвідношення корисного результату до витраченого на його досягнення ресурсу). 39% респондентів заявили, що ВРМ оптимізує час виходу на ринок, а 30% — що це сприяє самообслуговуванню клієнтів.
Наприклад, глобальна банківська організація скоротила час випуску нового продукту з дев’яти до чотирьох місяців. Північноамериканська страхова компанія за 5 років знизила витрати на 40%, а також зменшила час навчання нових співробітників із двох тижнів до одного дня. А державна організація змогла скоротити час виконання основних процесів на 70 хвилин.
Читайте також: Стратегія бізнесу: як власникові вийти з операційної діяльності
Гнучкість та адаптивність бізнесу
Для гнучкості та адаптивності важливо, щоби процеси в компанії були задокументовані, зрозумілі та наочні для учасників цих процесів. Вони мають постійно вимірюватися — в ідеалі в реальному часі — щоби їх легко було пристосувати до стандартів ринку.
ВРМ-система дає можливість моделювати всі процеси. Створювати та оновлювати них можуть самі користувачі, найчастіше — без звернення до ІТ-спеціалістів.
Тому 78% опитаних вважають, що впровадження BPM покращили гнучкість організації.
Клієнтський досвід
Для бізнесу важливо швидко реагувати на запити клієнтів та бути доступним за багатьма каналами — телефон, соцмережі, електронна пошта, чат-боти тощо. Це дозволяє скоротити витрати на кол-центри та в цілому покращити клієнтський досвід.
78% організацій, які впровадили BPM для покращення взаємодії з клієнтами, повідомили про позитивний вплив.
"BPM поєднує бізнес-процеси, людей та технології для досягнення однієї мети — отримання та утримання задоволених клієнтів. Система допомагає дізнатися більше про клієнтів та їхню поведінку, щоби розвивати тривалу співпрацю", — заявив один із респондентів, ІТ-консультант у ритейл-компанії рівня ентерпрайз.
Комплаєнс
Комплаєнс — це законність дій компанії в цілому й кожного її співробітника, від топ-менеджменту до всіх філій і підрозділів. Якщо в бізнесу немає чіткої та гнучкої системи контролю за дотриманням вимог, це може йому дорого обійтися. Контролювати це можна за допомогою ВРМ-системи.
Більше 77% респондентів, які впровадили BPM з метою покращення комплаєнсу та управління ризиками, повідомили, що ініціатива позитивно вплинула на їхній бізнес.
"Раніше в кожному департаменті існували окремі системи, і між цими системами не було згуртованої ефективної координації. Наприклад, до кожного замовлення на закупівлю залучались люди з трьох різних департаментів, й існувала ймовірність порушити комерційне чи юридичне законодавство, оскільки комплаєнс враховувався лише в кінці процесу, а не на кожному етапі", — розповів респондент, заступник генерального директора на комунальному підприємстві.
Читайте також: Навіщо потрібні онлайн-курси: топ-5 корисностей для підприємців
Задоволення персоналу
Підвищення рівня задоволення персоналу — це "прихована перевага" ВРМ-системи. Про це рідко розповідають у бізнес-кейсах, однак усунення складних ручних процесів, зменшення потреби в спеціальному втручанні та полегшення роботи має переваги не лише для прибутку компанії, але і для роботи команди.
75% респондентів указали, що ступінь задоволення персоналу після впровадження ВРМ-системи зріс. Про негативний вплив не повідомив жоден учасник опитування. Менше неефективної рутинної роботи — більше мотивації в співробітників.
Якщо ці переваги змусили вас задуматися про впровадження ВРМ-системи, пам’ятайте ще один висновок дослідження.
82% опитаних вважають, що впровадження BPM-технологій має ініціювати й підтримувати топменеджмент. Саме топкерівники мають продумати стратегію, зосередитися на бізнес-процесах, їхній автоматизації й оптимізації, контролювати впровадження та використання ВРМ-системи на різних рівнях. Адже співробітники найчастіше схиляються до консерватизму та з недовірою ставляться до змін.
ВРМ-системи в Україні
В Україні вже працює чимало ВРМ-систем: наприклад, Scriptum BPM. Ця система автоматизує й підвищує ефективність бізнес-процесів будь-якої складності, її можна інтегрувати в одне інформаційне середовище з іншими програмами — наприклад, із системами електронного документообігу.
Ще один гравець ринку — Elma. У неї гнучкий вибір виконавців завдань, є різні сценарії запуску процесів. Ще один варіант — Creatio. Це система для автоматизації маркетингу, продажів та сервісу.
Подібні системи допоможуть налаштувати бізнес-процеси в компанії, автоматизувати їх, зекономити час та досягти більшої продуктивності.
Читайте також: Нові поправки до Податкового кодексу: що змінюється для українського бізнесу і не тільки