BPMS - системы автоматизации бизнес-процессов - приобретают все большую популярность среди крупного бизнеса во всех индустриях. Ими пользуются даже гиганты Netflix, Adidas и Amazon - но как их внедрение реально влияет на бизнес? Французская консалтинговая компания Capgemini провела исследование, чтобы оценить, как использование ВРМ-системы помогает повысить эффективность компании, сэкономить деньги, улучшить клиентский опыт и удовлетворенность персонала, сделать бизнес более гибким и тому подобное.
Realist.online рассказывает об основных выводы исследователей.
Читайте также: Современная система управления бизнес-процессами: на чем зарабатывают деньги "финансовые акулы"
Что такое ВРМ-система
ВРМ-система - это набор инструментов, с помощью которых можно моделировать и автоматизировать бизнес-процессы любой сложности. Система может выполнять все рутинные задачи и контролировать выполнение сложных задач, собирать информацию, анализировать эффективность процессов предприятия и тому подобное.
Разберемся на примере процесса согласования документов. В системе фиксируются участники, которые должны их согласовать и порядок выполнения процесса: получить документ от бухгалтера, отправить его юристу, при необходимости внести правки, согласовать с руководителем, отправить контрагенту и так далее.
Система следит, чтобы согласование шло по сценарию, шаг за шагом ставить задачи сотрудникам, автоматически рассылать сообщения и создавать отчеты и тому подобное.
Так автоматизировать и оптимизировать можно все процессы в компании.
Об исследовании
Исследование проходило в два этапа. Первый (количественный) - 30-минутный онлайн-опрос, в котором приняли участие более 1100 руководителей предприятий, ИТ-директоров, менеджеров и других управленцев, принимающих решения в бизнесе.
Принять участие могли лишь представители компаний из более чем 1000 сотрудников. 55% респондентов - с предприятий, в которых более 10 тыс. Человек.
В исследовании представлены основные индустрии:
- финансы,
- транспорт и логистика.
- государственный сектор,
- коммунальные услуги, энергетика и химикаты,
- телекоммуникации, медиа и развлечения,
- автомобильная дело, производство,
- потребительские товары и розничная торговля,
- здравоохранение, образование и тому подобное.
Респонденты представляли 11 рынков: США, Великобритания, Франция, Германия, Италия, Испания, Скандинавия, Нидерланды, Индия, Австралия, Бразилия.
Второй этап (качественный) - серия интервью с бизнес- и ИТ-специалистами С-уровня, имели практический опыт работы с ВРМ.
Проанализировав результаты обоих этапов, эксперты сделали и оформили выводы по влиянию ВРМ-систем на бизнес.
ROI - показатель возврата инвестиций
Респонденты вычислили рентабельность внедрения ВРМ: 55% из них рассказали, что окупаемость минимум вдвое больше начальные инвестиции. Наибольшая доля опрошенных ответили, что показатель ROI - от 1,5 до 2.
Для лучшего понимания напоминаем, что показатель ROI 1 означает, что вы заработали вдвое больше, чем потратили.
По словам одного из опрошенных - вицепрезидента по ИТ в британской компании розничных товаров и потребительского бизнеса - с помощью ВРМ-системы они объединили и централизовали ИТ-инфраструктуру. В компании больше не было сотен разрозненных процессов. Время и затраты на запуск, изменение и выполнение многих процессов уменьшились.
Экономическая эффективность
Исследователи пришли к выводу, что BPM позволяет бизнесу сократить расходы, при этом не замедляя рост. 74% респондентов сообщили о положительном влиянии ВРМ на уменьшение ручной работы и времени на выполнение процессов.
С помощью системы можно достичь одного и того же результата с меньшим количеством ресурсов - или получить лучший результат, использовав те же ресурсы.
Сотрудники не будут уделять много времени и сил на выполнение рутинной работы, а смогут сосредоточиться на клиентах, анализе важных показателей, стратегическом планировании и решении существенных проблем.
56% опрошенных указали, что ВРМ помогает максимизировать экономическую эффективность (соотношение полезного результата к затраченного на его достижение ресурса). 39% респондентов заявили, что ВРМ оптимизирует время выхода на рынок, а 30% - что это способствует самообслуживанию клиентов.
Например, глобальная банковская организация сократила время выпуска нового продукта с девяти до четырех месяцев. Североамериканская страховая компания за 5 лет снизила расходы на 40%, а также уменьшила время обучения новых сотрудников с двух недель до одного дня. А государственная организация смогла сократить время выполнения основных процессов на 70 минут.
Читайте также: Стратегия бизнеса: как владельцу выйти из операционной деятельности
Гибкость и адаптивность бизнеса
Для гибкости и адаптивности важно, чтобы процессы в компании были задокументированы, понятные и наглядные для участников этих процессов. Они должны постоянно измеряться - в идеале в реальном времени - чтобы их легко было приспособить к стандартам рынка.
ВРМ-система дает возможность моделировать все процессы. Создавать и обновлять их могут сами пользователи, чаще всего - без обращения к ИТ-специалистам.
Поэтому 78% опрошенных считают, что внедрение BPM улучшили гибкость организации.
Клиентский опыт
Для бизнеса важно быстро реагировать на запросы клиентов и быть доступным по многим каналам - телефон, соцсети, электронная почта, чат боты и др. Это позволяет сократить расходы на колл-центры и в целом улучшить клиентский опыт.
78% организаций, внедривших BPM для улучшения взаимодействия с клиентами, сообщили о положительном влиянии.
"BPM объединяет бизнес-процессы, людей и технологии для достижения одной цели - получение и содержание довольных клиентов. Система помогает узнать больше о клиентах и их поведении, чтобы развивать долгосрочное сотрудничество", - заявил один из респондентов, ИТ-консультант в ритейл-компании уровня энтерпрайз.
Комплаенс
Комплаенс - это законность действий компании в целом и каждого ее сотрудника, от топ-менеджмента до всех филиалов и подразделений. Если у бизнеса нет четкой и гибкой системы контроля за соблюдением требований, это может ему дорого обойтись. Контролировать это можно с помощью ВРМ-системы.
Более 77% респондентов, которые внедрили BPM с целью улучшения комплаенса и управления рисками, сообщили, что инициатива положительно повлияла на их бизнес.
"Раньше в каждом департаменте существовали отдельные системы, и между этими системами не было сплоченной эффективной координации. Например, к каждому заказу на закупку привлекались люди с трех разных департаментов, и существовала вероятность нарушить коммерческое или юридическое законодательство, поскольку комплаенс учитывался только в конце процесса, а не на каждом этапе", - рассказал респондент, заместитель генерального директора на коммунальном предприятии.
Читайте также: Зачем нужны онлайн-курсы: топ-5 полезностей для предпринимателей
Удовлетворение персонала
Повышение уровня удовлетворения персонала - это "скрытое преимущество" ВРМ-системы. Об этом редко рассказывают в бизнес-кейсах, однако устранение сложных ручных процессов, уменьшение потребности в специальном вмешательстве и облегчения работы имеет преимущества не только для прибыли компании, но и для работы команды.
75% респондентов указали, что степень удовлетворения персонала после внедрения ВРМ-системы вырос. О негативном влияние не сообщил ни один участник опроса. Меньше неэффективной рутинной работы - больше мотивации у сотрудников.
Если эти преимущества заставили вас задуматься о внедрении ВРМ-системы, помните еще один вывод исследования.
82% опрошенных считают, что внедрение BPM-технологий должен инициировать и поддерживать топменеджмент. Именно топ-руководители должны продумать стратегию, сосредоточиться на бизнес-процессах, их автоматизации и оптимизации, контролировать внедрение и использование ВРМ-системы на разных уровнях. Ведь сотрудники чаще всего склоняются к консерватизму и с недоверием относятся к изменениям.
ВРМ-системы в Украине
В Украине уже работает немало ВРМ-систем: например, Scriptum BPM. Эта система автоматизирует и повышает эффективность бизнес-процессов любой сложности, ее можно интегрировать в одно информационное пространство с другими программами - например, с системами электронного документооборота.
Еще один игрок рынка - Elma. У нее гибкий выбор исполнителей задач, есть разные сценарии запуска процессов. Еще один вариант - Creatio. Это система для автоматизации маркетинга, продаж и сервиса.
Подобные системы помогут настроить бизнес-процессы в компании, автоматизировать их, сэкономить время и достичь большей производительности.
Читайте также: Новые поправки в Налоговый кодекс: что меняется для украинского бизнеса и не только
