Современная система управления бизнес-процессами: на чем зарабатывают деньги
управление бизнесом

Современная система управления бизнес-процессами: на чем зарабатывают деньги "финансовые акулы"

10 августа 2021 | 15:25

Рынок BPMS (Business Process Management Systems - систем управления бизнес-процессами) постоянно растет. Все больше компаний автоматизируют процессы, чтобы сотрудники тратили время не на рутинные задачи, а на реальное развитие бизнеса.

Realist.online разбирался, что такое ВРМ-система, как она работает, зачем нужна, сколько денег она поможет сэкономить и которые существуют рекомендации по ее внедрению.

Читайте также: Стратегия бизнеса: как владельцу выйти из операционной деятельности

Что такое ВРМ-система

ВРМ-система - это набор инструментов для автоматизации бизнес-процессов. Достаточно добавить процесс в программу и описать - и она будет контролировать его выполнение и автоматически выполнять рутинные задачи, например рассылка сообщений, оповещения участников, проведения расчетов и тому подобное.

Как это работает, разберем на примере процесса согласования документов. Допустим, это происходит в следующем порядке: менеджер получает документ от бухгалтера - согласовывает его с юристом - вносит, если есть, исправления - направляет на согласование руководителю - отправляет на подпись контрагенту.

Чтобы его автоматизировать, в ВРМ-системы фиксируются все участники процесса и порядок действий, и дальше программа сама пошагово ставит задачу сотрудникам, автоматически рассылает сообщения, контролирует выполнение всех пунктов, напоминает о задачах, создает отчеты и так далее.

В систему можно добавить множество таких процессов: написание и согласование контента, схема первого контакта с клиентом, создание e-mail рассылок, онбординг новых сотрудников, начисление зарплат и так далее. ВРМ поможет упростить задачу устранить лишние шаги, избавиться рутины и сделать процессы более эффективными.

Рынок ВРМ-систем

Растущую популярность ВРМ-систем подтверждают исследования рынка . В 2020 году объем рынка ВРМ оценивали в $8,8 млрд. Прогнозируется, что к 2025 году он вырастет до $14,4 млрд - ожидается ежегодный прирост в 10,5%.

По данным исследования, на рост повлияет сочетание искусственного интеллекта с машинным обучением, необходимость автоматизации для уменьшения человеческих ошибок и совершенствование ИТ-систем для обеспечения требований клиентов.

В Украине рынок ВРМ-систем также развивается. Среди сервисов - Scriptum BPM, что автоматизирует и повышает эффективность бизнес-процессов любой сложности. Его можно интегрировать в одно информационное пространство с другими программами, например, с системами электронного документооборота.

Еще один игрок рынка - Elma. У этой системы гибкий выбор исполнителей задач, есть разные сценарии запуска процессов.

Другой вариант - Creatio от компании Terrasoft. Программа имеет готовую библиотеку процессов, дополнительно упрощает автоматизацию.

Об этих и другие сервисы стоит узнать более подробно, прежде чем выбрать один для своей компании.

Сколько денег поможет сэкономить ВРМ-система

Компания OpenText опубликовала исследование, в я кому посчитала денежные выгоды от внедрения ВРМ-системы. Результаты они показали на примере компании, предоставляющей инженерные услуги в США.

Эксперты посчитали, как благодаря автоматизации уменьшилось время на выполнение заданий, внесение поправок и повторное выполнение той самой работы. Количество часов умножили на среднюю стоимость работы сотрудников в час. А полученную сумму - на количество команд.

Итак, за первый год только на этом компания сэкономила $23 040. На второй год количество команд увеличилось, поэтому экономия составила $57 600. А на третий год, тоже с увеличением команды - $144 000.

Отдельно посчитали уменьшения затрат на печать и обмен информацией, ликвидацию большого количества работы ИТ-специалистов, в частности повторяющейся. Вычислили дополнительную прибыль от роста производительности и другие выгоды. Суммарно за год выгода составила $1 158 598. За второй год - $1 729 114, а за третий - $2 620 806.

При этом в рамах исследования посчитали, сколько компании обошлось внедрение и обслуживание ВРМ-системы. За второй год система стала безубыточной, и затраты полностью окупились.

Читайте также: Зачем нужны онлайн-курсы: топ-5 полезностей для предпринимателей

Еще выгоды от ВРМ для бизнеса

От ВРМ-системы есть не только денежные выгоды .

Во-первых, она может помочь организациям найти процессы, которые не стоят времени и инвестиций. Их можно устранить вообще или передать сторонним компаниям на аутсорс.

Во-вторых, система повышает производительность. Например, компания Adidas после внедрения ВРМ-системы смогла сократить время задержки между размещением заказов и их видимостью в системе. Это помогло сотрудникам обрабатывать заказы быстрее и эффективнее.

Также ВРМ поможет компании понять, эффективна ее бизнес-модель, и, если нет, трансформироваться. В отчете от Gartner указано, что ВРМ может стать ключевым фактором успешной трансформации.

Благодаря ВРМ бизнес имеет больше ресурсов для развития и остается конкурентоспособным - ведь если в организации процессы неэффективны и повторяющиеся, сотрудники не могут сосредоточиться на исследованиях и разработке инноваций.

Исследование компании PNMsoft показало, что ВРМ также помогает улучшить клиентский опыт. Процессы оптимизируются и ускоряются, их можно отследить и усовершенствовать, подразделения лучше сотрудничают между собой. Благодаря этому клиенты получают быстрее и качественное обслуживание.

Препятствия, которые встают на пути внедрения ВРМ

Французская консалтинговая компания Capgemini в своем исследовании описала барьеры, которые мешают внедрению ВРМ-систем. Приводим примеры тех, что случаются чаще всего.

  • Функциональная изолированность процессов.

В некоторых организациях бизнес-процессы существуют отдельно друг от друга, разные работники иногда выполняют одно и то же задание, каждый сотрудник/подразделение имеет собственные цели, и им безразлично на общую цель, коллеги не всегда готовы действовать совместно и тому подобное.

Например, у коллеги по поддержке появилась идея, как решить проблему, с которой к нему часто обращаются клиенты. Для этого ему нужна помощь отделов ИТ, продаж и маркетинга, но с их стороны он встречает сопротивление и нежелание работать над «чужими» целями.

Таким компаниям внедрить ВРМ-системы значительно труднее, ведь надо изменить уклад работы, однако с ее помощью они могут повысить эффективность в разы.

  • Ложное восприятие ВРМ как сложного ИТ-решения.

В некоторых компаниях считают, что для пользования ВРМ-системами нужно нанимать новых ИТ-сотрудников, ведь это очень сложно и затратно. 48% респондентов воспринимали это препятствием к внедрению.

Однако, во-первых, внедрением занимается не только ИТ-отдел, хотя их участие и понадобится. А во-вторых, современные системы постоянно упрощаются, поэтому разобраться в них и самостоятельно настроить процессы постепенно смогут все сотрудники.

Это тоже одно из препятствий внедрения - именно ИТ-департамент в начале должен больше времени и сил потратить на внедрение ВРМ, однако основные преимущества оптимизации процессов получат сотрудники других отделов.

  • Нехватка готовности или нежелание перемен.

46% участников опроса определили, что неготовность или нежелание перемен стали барьером для внедрения ВРМ. Несколько участников опроса отметили, что самым большим вызовом был человеческий аспект, а не системный технический.

Люди, в основном, достаточно консервативны и с трудом переходят на новые технологии - даже если эти технологии могут существенно упростить им жизнь. Особенно, если без новых технологий все процессы работают должным образом.

Поэтому инициатива и мотивация внедрения ВРМ-системы должна идти от руководства.

Рекомендации по внедрению ВРМ-системы

В исследовании Capgemini также выделили следующие рекомендации:

  • Обеспечьте поддержку от топруководства.

Без поддержки руководителей С-уровня инициатива, скорее всего, обречена. Ведь если топменеджеров не видят смысла в ВРМ-системы и не стимулируют ее внедрения, то другие сотрудники вряд ли прилагать достаточные усилия, чтобы перейти на новую технологию.

  • Покажите, в чем выгода для самих сотрудников и компании.

Работники должны четко понимать, в чем ценность новой технологии для них и компании в целом. Например, количество рутинных задач, которые им надо выполнять, значительно уменьшится. Не нужно будет запоминать или фиксировать многие детали по каждому проекту, ведь система будет показывать задачи поэтапно и напоминать об их выполнении.

Также важно определить количественные показатели, которые покажут эффект от внедрения ВРМ-системы. Для этого переходим к следующему пункту.

  • Определите цели работы с ВРМ-системой.

Цели должны быть четкими, измеряемыми и реалистичными. Их можно разбить на группы:

  • снижение затрат и эффективность;
  • клиентоориентированность, гибкость, способность к адаптации;
  • комплаенс, упрощение работы персонала.

К определению и обсуждения целей можно привлечь сотрудников. Это поможет им лучше понять необходимость внедрения и повысит мотивацию. После этого следует составить дорожную карту, где будут прописаны все шаги к каждой из целей.

  • Контролируйте внедрения ВРМ.

Поддержки топменеджмента для успешного внедрения ВРМ недостаточно, ведь руководители не смогут уделять этому много времени и контролировать на всех уровнях. Поэтому надо определить, кто из команды будет постоянно за этим следить, принимать решения и преодолевать трудности внедрения.

  • Помните, что самое главное - культурные изменения.

ВРМ - это нестандартная технология. Чтобы постоянно ею пользоваться, надо изменить способ мышления, привыкнуть к новой модели работы, изменить культуру. И именно это - одна из основных задач при внедрении. Поэтому так важна первая рекомендация - поддержка топменеджмента. Они должны подавать пример и поощрять коллег работать по-новому.

Поэтому, чтобы успешно внедрить ВРМ-систему, надо сначала создать благоприятные для этого условия. Тогда компания сможет увеличить свою эффективность, сократить расходы и почувствовать все преимущества автоматизации бизнес-процессов.

Читайте также: Новые поправки в Налоговый кодекс: что меняется для украинского бизнеса и не только

Венгрия ветирует выделение Украине финансовой помощи от ЕС на 2023 год
18 ноября 2022
В Белом доме пообещали предоставить еще больше помощи Украине
18 ноября 2022
Оккупанты перебрасывают войска с юга на Луганщину, а ВСУ громят логистику врага - Генштаб
18 ноября 2022
Весь мир - Украина: консулы за рубежом смогут выдавать дубликаты свидетельств о рождении
18 ноября 2022
Это не мгновенный процесс: политолог объяснил, что будет с россией после ухода путина
18 ноября 2022
Украинским детям будут ежемесячно выплачивать 5 тысяч гривен: как оформить заявку
18 ноября 2022
Президенты Зеленский и Эрдоган приветствовали продление зернового соглашения: Украина остается гарантом продовольственной стабильности
18 ноября 2022
Битва демократов и республиканцев за финансы: может ли Украина остаться без помощи США
18 ноября 2022