Когда предприниматель создает собственный бизнес, он точно не мечтает о том, что всегда будет тушить пожары и заниматься рутиной. Сначала это может работать, но когда бизнес развивается, ему уже надо заниматься другими делами, а не тратить все время и энергию на одно и то же. Из-за этого бизнесу будет сложно развиваться и адаптироваться под условия, которые постоянно меняются, а владелец станет заложником своей же компании, что неминуемо приведет к его выгоранию, а компанию - к медленной (или быстрой) стагнации.
Чтобы бизнес стал успешным, владелец должен выполнять функции стратега. А это значит делегировать оперативные вопросы руководителям, выйти из операционной деятельности и добиться того, чтобы сотрудники могли самостоятельно принимать часть решений.
Как это сделать - разбирался Realist.online.
Как выйти из операционной деятельности
Разберемся на примере различных способов.
Первый способ - найти генерального директора.
Его роль заключается в том, чтобы разгрузить владельца и навести порядок в операционной деятельности. Здесь есть и минусы - далеко не всегда можно быстро и эффективно найти специалиста, который действительно сможет помочь. Иногда дела могут пойти хуже, а владелец даже не будет знать о проблемах, ведь новый директор сможет их скрывать.
Также директор, если сможет навести порядок с делами, возможно, захочет стать совладельцем или построить свой конкурентный бизнес и переманить туда часть клиентов. Но это, конечно, зависит от характера отношений между собственником и генеральным директором.
Второй способ - систематизировать бизнес.
Это безопасная возможность отойти от операционных дел, благодаря которой каждый сотрудник будет знать и понимать собственные и чужие обязанности. Компания становится прозрачной: в структуре, показателях эффективности, работе отделов и системе принятия решений. А владелец и дальше занимается компанией, ведь контролирующие функции до сих пор у него.
Систематизация полезна и помогает, когда лишняя операционная деятельность мешает росту бизнеса.
После выхода из операционки владелец бизнеса жизненно необходим компании только по ключевым вопросам. Это разгружает его время и позволяет заниматься стратегическим развитием.
Третий способ - автоматизация бизнес-процессов.
Это удобный и эффективный способ улучшить работу своей компании и свою в частности. Например, она позволяет перевести в онлайн все офисные вопрос, вести бухгалтерию и отчетность, обмениваться электронными документами, хранить все в облаке, проводить маркетинговую аналитику и автоматизировать все бизнес-процессы.
Это экономит время и деньги, а также дает новые возможности для получения прибыли и развития.
BPM: что это и как она поможет
BPM (Business Process Management) - это категория программных продуктов. Они упрощают управление различными типами деятельности компании и помогают выявлять слабые участки процессов или организационной структуры, которые снижают производительность компании.
Также стоит упомянуть о BPMS (Business Process Management System или Business Process Management Software, система для управления бизнес-процессами). Это программное обеспечение для воплощения BPM-концепции в жизнь - то есть, ее технологическая часть.
BPM-система позволяет автоматизировать бизнес-процессы и задачи, которые невозможно или очень долго необходимо выполнять вручную. Также она забирает рутинные операции у сотрудников, которое уменьшает возможность ошибок из-за человеческого фактора. К тому же, автоматизация может помочь навести порядок в делах компании.
Она экономит время, помогает увеличить прибыль, повышает эффективность и точность процессов и улучшает их. Внедрение BPM дает гарантию владельцу, что рутинные задачи (а также те, что можно автоматизировать) будут выполняться эффективно и без ошибок.
В Украине есть из чего выбирать. Например, система Creatio от компании Terrasoft. Она позволяет создавать и автоматизировать бизнес-процессы любой сложности. Также у нее есть готовая библиотека процессов, построенных в соответствии с различными мировыми практиками.
Можно также выбрать Scriptum BPM. Задача системы - повышать эффективность бизнес-процессов, а также автоматизировать их. Также она позволяет быстро решать проблемы бизнеса: например, интегрировать между собой различные системы компании, автоматизировать процессы, ускорить взаимодействия и тому подобное.
Система «Битрикс24» создает и редактирует бизнес-процессы, сразу их внедряет, выводить показатели эффективности, контролирует работу, делает выводы, а затем анализирует их.
Электронный документооборот: при чем здесь он?
Внедрение электронного документооборота поможет автоматизировать бизнес и также избавиться рутинных процессов, которые занимают много времени.
Системы ЭДО позволяют работать с документами в любое время и с любого устройства. Их преимущества - они значительно дешевле, чем работа с бумагой: ноль гривен на расходные материалы, печать, доставку и содержание архива. Также они надежнее и безопаснее. Электронные документы не подвержены износу, а потерять архив в облаке просто невозможно.
А главное - электронный документооборот освобождает время руководителя, позволяет подписывать несколько документов сразу и не теряться в бумаге. К тому же, делать это можно в любое время и в любом месте.
Среди систем ЭДО можно выбрать Deals , Agiloft , Megapolis Doc.Net и другие.
Итог
Для того чтобы выйти из операционных процессов и начать заниматься развитием бизнеса, необходимо провести систематизацию: каждый сотрудник должен знать, в чем заключаются его задача, как проверяется его эффективность и как в компании принимают решение.
Такой подход позволит перевести реализацию задач на сотрудников. Владельцу достаточно регулярно обсуждать с ними следующие шаги и контролировать работу хотя бы раз в неделю.
В результате появятся новые идеи, проекты и достижения компании, которых не было бы без передачи рутинной работы.
