Мировой рынок программного обеспечения для управления документами в 2019 году оценивался в 4,89 миллиарда долларов. По прогнозам ReportLinker, к 2025 году он достигнет 10,17 миллиарда долларов. Также этот отчет показывает, что до 2025 года мировой рынок систем программного обеспечения для управления документами будет расти среднегодовыми темпами 13%. Внедрение электронного документооборота — это уже не только красивая фишка, а то, что обязательно нужно бизнесу.
Мы проанализировали ряд мировых исследований и остановились на основных показателях, которые на конкретных цифрах показывают проблемы работы с бумажными документами и преимущества внедрения электронного документооборота.
Читайте также: Что такое концепция устойчивого развития и при чем здесь электронный документооборот
Проблемы с бумажными документами
По данным исследования, компании тратят в среднем 20 000 долларов на проблемы с документами. Рабочие тратят в среднем 50% своего времени на создание и подготовку документов. В среднем сотрудники делятся шестью документами в день.
Кроме того, 83% сотрудников должны воссоздавать существующие документы, поскольку они не могут найти их в сети своей компании, говорится в исследовании М-Files.
А 65% сотрудников испытывают трудности при проверке и утверждении офисных документов. Еще 86% сотрудников говорят, что обычно им трудно искать бумажные офисные файлы, когда это необходимо. 46% сотрудников говорят, что поиск необходимых бумажных документов требует много времени и усилий
На проблемы с документами приходится более 21% ежедневных потерь уровня производительности. Такие данные приводит Тech Crunchies. Рабочие в среднем тратят 18 минут на поиск бумажного документа.
Кроме всего прочего, компании тратят в среднем 20 долларов на регистрацию и хранение бумажных документов. Поиск и замена утерянных бумажных документов обходятся предприятиям в среднем в 120 долларов.
Но одной из главных проблем, как говорится в анализе Record Storage Systems, является то, что теряется без возможности восстановления до 7,5% всех важных бумажных документов.
Читайте также: "Оцифровать" рутину: как бизнесам выжить во время кризиса
Как ЭДО решает проблемы
Ряд тех же исследований, проведенных ресурсами M-Files, Nitro, ESRA, Tech Crunchies и OneSpan показал следующие данные:
- 81% сотрудников отметили необходимость мобильного доступа к документам компании.
- 92% сотрудников просматривают документы и совместно работают над ними по электронной почте.
- 82% сотрудников приветствуют идею наличия автоматизированного программного решения для присвоения имен и тегов офисным документам.
- Электронные подписи обеспечивают до 83% повышения уровня производительности во время согласования документов и 86% экономии затрат на документацию.
- Использование электронных подписей может сократить время обработки документа примерно на 80%.
- В финансовой сфере использование электронных подписей позволит компаниям снизить вероятность неправильного обращения с файлами на 66% и уменьшить количество ошибок сканирования на 92%.
- 72% ведущих компаний утверждают, что использование электронных подписей увеличило количество повторных заказов у их клиентов.
- После внедрения электронной подписи и других цифровых технологий компании могут повысить эффективность работы на 70–80%.
- У компаний, которые используют электронную подпись, на 17% больше совершенных сделок, чем у тех, которые ее не внедрили.
Как внедрить ЭДО в Украине
Электронный документооборот выводит компании на новый уровень.
Внедрение электронного документооборота помогает улучшить сразу несколько рабочих процессов:
- на работу с документами уходит гораздо меньше времени,
- риск ошибки сводится к нулю,
- защита данных становится более надежной,
- коммуникация с клиентами и сотрудниками становится более эффективной,
- повышается качество контроля над рабочими процессами.
В Украине уже работают системы электронного документооборота, введение которых сделает работу компаний более удобной и экономной.
К примеру, Deals. Сервис увеличивает количество своевременно согласованных документов, а также сокращает время подготовки и согласования документов в несколько раз, экономит на административных и логистических расходах, обеспечивает постоянный доступ к документам и поддерживает все украинские АЦСК. Нужно только подключиться к системе, добавить к ней контрагента и начать подписывать документы и обмениваться ими онлайн.
А сервис для компаний и бизнесменов Paperless помогает обмениваться документами в электронной форме. Для его использования необходимо установить приложение для браузера и зарегистрироваться. Документы хранятся в трех экземплярах на независимых серверах, их можно загружать на компьютер.
Megapolis.DocNet организует систему ЭДО в компаниях любого уровня и сфер деятельности, а также в учреждениях, предприятиях и органах власти. Этот сервис подходит для автоматизации документоориентированных бизнес-процессов, связанных с общей и операционной деятельностью организации.
Читайте также: Энергоэффективность и электронные документы: как бизнес может помочь экологии планеты