Рынок BPMS (Business Process Management Systems - систем управления бизнес-процессами) постоянно растет. Все больше компаний автоматизируют процессы, чтобы сотрудники тратили время не на рутинные задачи, а на реальное развитие бизнеса.
Realist.online разбирался, что такое ВРМ-система, как она работает, зачем нужна, сколько денег она поможет сэкономить и которые существуют рекомендации по ее внедрению.
Читайте также: Стратегия бизнеса: как владельцу выйти из операционной деятельности
Что такое ВРМ-система
ВРМ-система - это набор инструментов для автоматизации бизнес-процессов. Достаточно добавить процесс в программу и описать - и она будет контролировать его выполнение и автоматически выполнять рутинные задачи, например рассылка сообщений, оповещения участников, проведения расчетов и тому подобное.
Как это работает, разберем на примере процесса согласования документов. Допустим, это происходит в следующем порядке: менеджер получает документ от бухгалтера - согласовывает его с юристом - вносит, если есть, исправления - направляет на согласование руководителю - отправляет на подпись контрагенту.
Чтобы его автоматизировать, в ВРМ-системы фиксируются все участники процесса и порядок действий, и дальше программа сама пошагово ставит задачу сотрудникам, автоматически рассылает сообщения, контролирует выполнение всех пунктов, напоминает о задачах, создает отчеты и так далее.
В систему можно добавить множество таких процессов: написание и согласование контента, схема первого контакта с клиентом, создание e-mail рассылок, онбординг новых сотрудников, начисление зарплат и так далее. ВРМ поможет упростить задачу устранить лишние шаги, избавиться рутины и сделать процессы более эффективными.
Рынок ВРМ-систем
Растущую популярность ВРМ-систем подтверждают исследования рынка . В 2020 году объем рынка ВРМ оценивали в $8,8 млрд. Прогнозируется, что к 2025 году он вырастет до $14,4 млрд - ожидается ежегодный прирост в 10,5%.
По данным исследования, на рост повлияет сочетание искусственного интеллекта с машинным обучением, необходимость автоматизации для уменьшения человеческих ошибок и совершенствование ИТ-систем для обеспечения требований клиентов.
В Украине рынок ВРМ-систем также развивается. Среди сервисов - Scriptum BPM, что автоматизирует и повышает эффективность бизнес-процессов любой сложности. Его можно интегрировать в одно информационное пространство с другими программами, например, с системами электронного документооборота.
Еще один игрок рынка - Elma. У этой системы гибкий выбор исполнителей задач, есть разные сценарии запуска процессов.
Другой вариант - Creatio от компании Terrasoft. Программа имеет готовую библиотеку процессов, дополнительно упрощает автоматизацию.
Об этих и другие сервисы стоит узнать более подробно, прежде чем выбрать один для своей компании.
Сколько денег поможет сэкономить ВРМ-система
Компания OpenText опубликовала исследование, в я кому посчитала денежные выгоды от внедрения ВРМ-системы. Результаты они показали на примере компании, предоставляющей инженерные услуги в США.
Эксперты посчитали, как благодаря автоматизации уменьшилось время на выполнение заданий, внесение поправок и повторное выполнение той самой работы. Количество часов умножили на среднюю стоимость работы сотрудников в час. А полученную сумму - на количество команд.
Итак, за первый год только на этом компания сэкономила $23 040. На второй год количество команд увеличилось, поэтому экономия составила $57 600. А на третий год, тоже с увеличением команды - $144 000.
Отдельно посчитали уменьшения затрат на печать и обмен информацией, ликвидацию большого количества работы ИТ-специалистов, в частности повторяющейся. Вычислили дополнительную прибыль от роста производительности и другие выгоды. Суммарно за год выгода составила $1 158 598. За второй год - $1 729 114, а за третий - $2 620 806.
При этом в рамах исследования посчитали, сколько компании обошлось внедрение и обслуживание ВРМ-системы. За второй год система стала безубыточной, и затраты полностью окупились.
Читайте также: Зачем нужны онлайн-курсы: топ-5 полезностей для предпринимателей
Еще выгоды от ВРМ для бизнеса
От ВРМ-системы есть не только денежные выгоды .
Во-первых, она может помочь организациям найти процессы, которые не стоят времени и инвестиций. Их можно устранить вообще или передать сторонним компаниям на аутсорс.
Во-вторых, система повышает производительность. Например, компания Adidas после внедрения ВРМ-системы смогла сократить время задержки между размещением заказов и их видимостью в системе. Это помогло сотрудникам обрабатывать заказы быстрее и эффективнее.
Также ВРМ поможет компании понять, эффективна ее бизнес-модель, и, если нет, трансформироваться. В отчете от Gartner указано, что ВРМ может стать ключевым фактором успешной трансформации.
Благодаря ВРМ бизнес имеет больше ресурсов для развития и остается конкурентоспособным - ведь если в организации процессы неэффективны и повторяющиеся, сотрудники не могут сосредоточиться на исследованиях и разработке инноваций.
Исследование компании PNMsoft показало, что ВРМ также помогает улучшить клиентский опыт. Процессы оптимизируются и ускоряются, их можно отследить и усовершенствовать, подразделения лучше сотрудничают между собой. Благодаря этому клиенты получают быстрее и качественное обслуживание.
Препятствия, которые встают на пути внедрения ВРМ
Французская консалтинговая компания Capgemini в своем исследовании описала барьеры, которые мешают внедрению ВРМ-систем. Приводим примеры тех, что случаются чаще всего.
- Функциональная изолированность процессов.
В некоторых организациях бизнес-процессы существуют отдельно друг от друга, разные работники иногда выполняют одно и то же задание, каждый сотрудник/подразделение имеет собственные цели, и им безразлично на общую цель, коллеги не всегда готовы действовать совместно и тому подобное.
Например, у коллеги по поддержке появилась идея, как решить проблему, с которой к нему часто обращаются клиенты. Для этого ему нужна помощь отделов ИТ, продаж и маркетинга, но с их стороны он встречает сопротивление и нежелание работать над «чужими» целями.
Таким компаниям внедрить ВРМ-системы значительно труднее, ведь надо изменить уклад работы, однако с ее помощью они могут повысить эффективность в разы.
- Ложное восприятие ВРМ как сложного ИТ-решения.
В некоторых компаниях считают, что для пользования ВРМ-системами нужно нанимать новых ИТ-сотрудников, ведь это очень сложно и затратно. 48% респондентов воспринимали это препятствием к внедрению.
Однако, во-первых, внедрением занимается не только ИТ-отдел, хотя их участие и понадобится. А во-вторых, современные системы постоянно упрощаются, поэтому разобраться в них и самостоятельно настроить процессы постепенно смогут все сотрудники.
Это тоже одно из препятствий внедрения - именно ИТ-департамент в начале должен больше времени и сил потратить на внедрение ВРМ, однако основные преимущества оптимизации процессов получат сотрудники других отделов.
- Нехватка готовности или нежелание перемен.
46% участников опроса определили, что неготовность или нежелание перемен стали барьером для внедрения ВРМ. Несколько участников опроса отметили, что самым большим вызовом был человеческий аспект, а не системный технический.
Люди, в основном, достаточно консервативны и с трудом переходят на новые технологии - даже если эти технологии могут существенно упростить им жизнь. Особенно, если без новых технологий все процессы работают должным образом.
Поэтому инициатива и мотивация внедрения ВРМ-системы должна идти от руководства.
Рекомендации по внедрению ВРМ-системы
В исследовании Capgemini также выделили следующие рекомендации:
- Обеспечьте поддержку от топруководства.
Без поддержки руководителей С-уровня инициатива, скорее всего, обречена. Ведь если топменеджеров не видят смысла в ВРМ-системы и не стимулируют ее внедрения, то другие сотрудники вряд ли прилагать достаточные усилия, чтобы перейти на новую технологию.
- Покажите, в чем выгода для самих сотрудников и компании.
Работники должны четко понимать, в чем ценность новой технологии для них и компании в целом. Например, количество рутинных задач, которые им надо выполнять, значительно уменьшится. Не нужно будет запоминать или фиксировать многие детали по каждому проекту, ведь система будет показывать задачи поэтапно и напоминать об их выполнении.
Также важно определить количественные показатели, которые покажут эффект от внедрения ВРМ-системы. Для этого переходим к следующему пункту.
- Определите цели работы с ВРМ-системой.
Цели должны быть четкими, измеряемыми и реалистичными. Их можно разбить на группы:
- снижение затрат и эффективность;
- клиентоориентированность, гибкость, способность к адаптации;
- комплаенс, упрощение работы персонала.
К определению и обсуждения целей можно привлечь сотрудников. Это поможет им лучше понять необходимость внедрения и повысит мотивацию. После этого следует составить дорожную карту, где будут прописаны все шаги к каждой из целей.
- Контролируйте внедрения ВРМ.
Поддержки топменеджмента для успешного внедрения ВРМ недостаточно, ведь руководители не смогут уделять этому много времени и контролировать на всех уровнях. Поэтому надо определить, кто из команды будет постоянно за этим следить, принимать решения и преодолевать трудности внедрения.
- Помните, что самое главное - культурные изменения.
ВРМ - это нестандартная технология. Чтобы постоянно ею пользоваться, надо изменить способ мышления, привыкнуть к новой модели работы, изменить культуру. И именно это - одна из основных задач при внедрении. Поэтому так важна первая рекомендация - поддержка топменеджмента. Они должны подавать пример и поощрять коллег работать по-новому.
Поэтому, чтобы успешно внедрить ВРМ-систему, надо сначала создать благоприятные для этого условия. Тогда компания сможет увеличить свою эффективность, сократить расходы и почувствовать все преимущества автоматизации бизнес-процессов.
Читайте также: Новые поправки в Налоговый кодекс: что меняется для украинского бизнеса и не только